Инструкция по закрытию смены
Смена закрывается один раз в сутки перед полуночью, обязательно до 0:00. Перед закрытием смены администратор должен убедиться, что все данные введены корректно, суммы между собой соответствуют.
1
Открыть Travelline, вкладка кассы, снять X отчет

Вверху будет категория Приход, обращаем внимание на строки наличные и безналичные. Если есть категория Возврат прихода, то обращаем внимание на нее. Необходимо проверить наличие объяснительных по возврату за день и добавить в необходимую папку актуальной даты на сервер, как доказательство был ли это фактический возврат или технический.
То есть, если Вы видите Возврат прихода, то действия следующие:

  1. Открыть сервер за текущий день, найти объяснительную по этому возврату.
  2. Смотрите, что сумма и способ оплату в объяснительной совпадает с X отчетом, чтобы удостовериться, что это нужная Вам объяснительная.
  3. Просматривайте причину возврата:
  • если возврат был техническим из-за ошибки администратора или глюка программы (прописано, что был совершен технический возврат, пробито было так-то, а гость оплатил так-то), то эту сумму мы вычитаем из соответствующего прихода. На примере скриншота мы из 222500 вычитаем 4200, то есть из безналичных вычитаем безналичные;
  • если возврат был фактическим, то должен быть согласован с Агатой Михайловной, прописана объяснительная, а данную сумму стоит держать в голове именно как фактически убывшую.
2
Далее необходимо сделать сверку с терминалом Сбербанка и ВТБ по приходу

1. Если это терминал Сбербанка, то чек выйдет вместе с X отчетом. Глазами следуете вниз до слов Спасибо за покупку. После начинается часть из Сбербанка, так как она синхронизирована с Travelline.
  • Находите строку Количество оплат, проверяете сумму на предмет совпадения с Приходом безналичных по Travelline;
  • Находите строку Количество возвратов, там всегда будет 0 за исключением ситуаций, когда был проведен реальный возврат по согласованию. В таком случае сумма должна совпасть с суммой возврата.
2. Если это терминал ВТБ, то он не синхронизирована ни с чем, соответственно проверять его необходимо вручную перед каждым закрытием смены, даже если Вам кажется, что им никто не пользовался.
  • Нажимаете 5, откроется меню терминала, затем с помощью 8 (вниз), выбираете Отчеты. Выбираете Краткий, по операциям;
  • Проверяете, есть ли по краткому отчету Приход или Расход. Если он есть, то нужно выбить Полный отчет (5 — Отчеты — Полный — По операциям) и сверить, что конкретно было пробито;
  • Затем необходимо проверить наличие оплат по СБП, путем также снятия отчета (5 — 6 влево — Операции СБП — Отчеты — Краткий — По операциям). Аналогично, если есть Приход или Расход выбить Полный отчет, сверить каждую операцию.
3. Сумма пробитых операций по Сбербанку и ВТБ равна всему Приходу по безналу в Travelline.

3
Далее необходимо сверить наличные:

  1. Открываете кассу, пересчитываете все имеющиеся купюры и монеты;
  2. Если в готовом дневным администратором лежит чек, а именно х-отчет с суммой и росписью, то была инкассация. Необходимо посмотреть по чеку сумму инкассации и кто инкассировал. Сумму внести в Ежедневный отчет в Excel;
  3. Сумма наличных (без учета размена) и инкассации по чеку должна составить Приход наличными по Travelline.
4
Сверка по Ежедневному отчету

  1. Смотрим на табличку, которая автоматически считает приход. Вас интересует строка Карты и Нал.
  2. Число по картам должно сойтись с Приходом безналичными по чеку из Travelline, а также с общим приходом по Сбербанку и ВТБ.
  3. Число по наличным должно сойтись с Приходом наличными по чеку из Travelline, а также суммой наличных в кассе с учётом инкассированной за день.
  4. Если что-то из пунктов выше не совпадает, необходимо вручную перепроверить корректность вынесенных данных. Это можно сделать через функцию Финансовый учет в Travelline.
  5. Далее необходимо сверить сумму, отображенную в строк Оплаты по док. Для этого нужно открыть чат Kempf Nevsky и сложить суммы всех броней, оплату по документам которых просил внести отдел бронирования в течение дня.
  6. Далее смотрим в табличку Расходы из кассы. Если была инкассация или иная выдача денег из кассы с распиской, необходимо внести в таблицу. Она автоматически посчитает, сколько должно остаться в кассе (то есть фактически наличных на конец дня, без вчера инкассированных средств и размена).
  7. 7.  Обращаем внимание на графу Примечание. Туда необходимо записать абсолютно все, что так или иначе создаёт расхождения в отчете. Информацию о технических и фактических возвратах, не взятой сдаче и прочем. Важно кратко и понятно изложить ситуацию, указав номер, причину и сумму. Если текст не влезает в ячейку, то все в порядке. Главное, чтобы открывая ответ мы могли нажать на ячейку и прочитать полный текст.
  8. Если в течение смены были продажи позиций из бара, то необходимо внести данные в специальную таблицу, где указано наименование, количество, цена и общая сумма продаж. Также данные должны быть зафиксированы во вкладке Отчет бар.
  9. Сам отчет должен быть заполнен корректно, в соответствии с проведенными оплатами, внизу указаны фамилии и имена сотрудников, включая всех горничных.
5
После того, как администратор убедился в том, что все данные сходятся между собой, расхождения отсутствуют, то можно переходить к закрытию смены

  1. Снимаете Z отчет из Travelline, аналогично X отчету;
  2. Делаете Закрытие дня на терминале ВТБ, если за день были операции (5 — 8 — 6 — Служеб. Операции — Закрытие дня)
  3. Распечатывайте Ежедневный отчет из Excel:
  • Прикрепляете в правом верхнем углу чек инкассации;
  • Смену сдал(а): ФИО;
  • Инкассация: сумма;
  • Сдано в сейф: сумма (вся сумма кроме размена в кассе);
  • Дата, подпись.

4. Берете справку кассира чистую, заполняете по образцу:

  • Заполняете данные кассир (ФИО), смена (по чеку из Travelline), номер документа (такой же как номер смены), дата составления (день, который Вы закрываете), время работы (время предыдущего закрытия и сделанного Вами);
  • Вписываете количество наличных оплат и по картам;
  • Считаете общую сумму выручки (наличные + по картам), а затем ниже прописью;
  • Завершаете заполнение подписью и своими ФИО внизу бланка;
  • Крепите чеки согласно фотографии (слева чек из Travelline, посередине чеки кассира, справа чек из Сбербанка; если закрывали ВТБ, то крепите под чеком Сбербанка внизу справа).

5. Сканируете заполненную справку кассира (два скана, с чеками и без), распечатанный Ежедневный отчет Excel, выгружаете на сервер.).
6. Вкладываете всю документацию за день в файлик: сначала справка кассира, потом регистрационные карты, накладные, объяснительные, прочее, последней кладете распечатанную версию Ежедневного отчета, но обратной стороной, чтобы данные могли быть прочитаны, не вытаскивая документацию из файла.

Назад